Déclarer un sinistre RC pro : délais, pièces à fournir et gestion de la réclamation

Dès qu'un client, un tiers ou son avocat vous adresse une réclamation susceptible de mettre en jeu votre responsabilité, prévenez votre assureur par écrit, sans attendre que le litige s'aggrave, et ne reconnaissez pas votre responsabilité de votre propre initiative. Le Code des assurances prévoit en règle générale un délai de cinq jours ouvrés pour déclarer un sinistre, sauf cas fortuit ou de force majeure, et votre contrat peut en fixer un autre, jamais inférieur à ce minimum légal. Voici la marche à suivre, de la première réclamation à l'indemnisation.

Qu'appelle-t-on un sinistre en RC pro ?

C'est la réclamation d'un tiers, ou un événement susceptible de la provoquer, qui met en cause votre responsabilité. Selon le mode de garantie du contrat, le sinistre est défini soit par la réclamation (le moment où le tiers vous demande réparation), soit par le fait dommageable (le moment où le dommage s'est produit). Le guide sur la base réclamation et le fait dommageable en explique les conséquences. Retenez ici que la date de la réclamation est un élément à conserver précieusement.

Les premiers réflexes

Quand une réclamation arrive, procédez dans cet ordre :

Gardez votre calme et ne reconnaissez rien. Les contrats prévoient presque toujours que l'assuré ne doit pas admettre sa responsabilité, ni transiger, ni promettre un paiement sans l'accord de l'assureur. Les gestes de courtoisie ne sont pas visés, mais évitez toute phrase qui vaudrait aveu.
Conservez les preuves : courriels, contrats, devis, comptes rendus, photographies, livrables, échanges de messagerie, journal des interventions.
Rassemblez les faits : chronologie, personnes concernées, montant réclamé, nature du dommage.
Déclarez le sinistre à votre assureur ou à votre courtier selon la procédure du contrat.

Le délai de déclaration

L'article L113-2 du Code des assurances impose à l'assuré de déclarer le sinistre dans le délai fixé par le contrat, qui ne peut être inférieur à cinq jours ouvrés à compter du moment où il en a eu connaissance, sauf cas fortuit ou de force majeure. Le contrat peut prévoir une déchéance de garantie en cas de déclaration tardive ; toutefois l'assureur doit démontrer que le retard lui a causé un préjudice (par exemple une aggravation des conséquences ou une perte de preuve). Ne comptez pas là-dessus : déclarez immédiatement.

Exemple illustratif : vous recevez le lundi une lettre recommandée de réclamation. Déclarez le dossier dès le lundi ou le mardi, plutôt que d'attendre la fin des négociations amiables.

Que contient une bonne déclaration

Adressez-la par le canal prévu au contrat (espace en ligne, courriel, lettre recommandée), en gardant la preuve de l'envoi. Elle doit comporter :

vos coordonnées et le numéro de contrat ;
la date et la description précise des faits ;
l'identité du tiers réclamant et de son éventuel conseil ;
le montant réclamé, si connu ;
les pièces disponibles : contrat avec le client, devis, factures, courriers de réclamation, expertises, photos ;
les témoins ou personnes impliquées.

Soyez factuel : décrivez ce qui s'est passé sans jugement ni reconnaissance de faute.

Les pièces à préparer

Pièce	Utilité
Contrat ou devis signé avec le client	Définit votre mission et vos engagements
Cahier des charges, livrables, comptes rendus	Prouve ce qui était demandé et livré
Échanges écrits (courriels, messageries)	Reconstitue la chronologie
Lettre de réclamation	Date de la réclamation, base du chiffrage
Photos, rapports d'expertise	Établissent la nature et l'étendue du dommage
Factures et justificatifs de frais	Permettent d'évaluer le préjudice

Ce qui se passe ensuite

L'assureur ouvre un dossier, peut demander des pièces complémentaires, mandater un expert et prendre la direction de la défense. Il peut négocier avec le tiers, régler une indemnité dans la limite du contrat (après déduction de la franchise) ou contester la demande si elle lui paraît infondée ou exclue. En principe, vous ne devez pas traiter directement avec le réclamant sans l'accord de l'assureur. Si le tiers saisit un tribunal, signalez-le immédiatement et transmettez toute assignation reçue dès réception : les délais de procédure sont courts.

Si l'assureur refuse sa garantie, il doit vous indiquer par écrit les motifs. Demandez la clause précise sur laquelle il s'appuie.

Les erreurs qui coûtent cher

Attendre « pour voir si cela se calme » avant de déclarer.
Écrire à un client « c'est ma faute, je vous rembourse ».
Payer ou promettre un paiement avant l'accord de l'assureur : l'assureur peut refuser de rembourser.
Minimiser les faits ou omettre une information importante dans la déclaration.
Perdre des pièces ou effacer des messages.
Négliger une assignation en justice.

Prescription : les délais pour agir

Les actions dérivant du contrat d'assurance se prescrivent par deux ans à compter de l'événement qui leur donne naissance (article L114-1). Lorsque l'action de l'assuré contre l'assureur a pour cause le recours d'un tiers, le délai ne court que du jour où ce tiers a exercé une action en justice contre l'assuré ou a été indemnisé par lui. Ces règles sont techniques ; en cas de refus de garantie, un conseil juridique peut vous aider à calculer les délais.

Si vous contestez la position de l'assureur

Commencez par écrire à l'assureur pour demander un réexamen en joignant vos éléments. Utilisez ensuite le service réclamations de l'assureur, puis, à défaut de solution, la médiation de l'assurance, gratuite pour le consommateur ; pour un professionnel, vérifiez que votre litige entre dans le champ de la médiation indiqué par l'organisme. Une action en justice reste possible, avec le conseil d'un avocat.

Questions fréquentes

Dois-je déclarer une simple menace de réclamation ?

Oui si les faits peuvent engager votre responsabilité. Certains contrats permettent de déclarer des circonstances susceptibles de donner lieu à une réclamation ; c'est utile pour sécuriser la garantie, notamment avant un changement d'assureur.

La déclaration augmente-t-elle forcément ma prime ?

Pas forcément, mais la sinistralité est un critère de tarification et de renouvellement. Ne renoncez pas à déclarer pour cette raison : une déclaration tardive ou omise peut vous priver de garantie.

L'assureur peut-il refuser de défendre mes intérêts ?

Il peut refuser si le sinistre est exclu ou hors garantie, en motivant sa décision. Sinon, la défense fait en principe partie des garanties, dans les limites du contrat.

Sources à consulter

Légifrance — Code des assurances (articles L113-2 et L114-1)
La Médiation de l'Assurance — médiation des litiges d'assurance
ACPR — droits des assurés et réclamations
Service-public.fr — informations pratiques